Depuis plus de 10 ans chez Elliaden, j’accompagne des clients au quotidien dans le choix de leur imprimante à badges. Directeurs de la sûreté, responsables du service badge, office managers : j’ai vu défiler des centaines de projets, des plus simples aux plus complexes. Et j’ai surtout pu éviter à nos clients les mêmes erreurs. Voici ce que j’aimerais dire à chaque client avant qu’il ne passe commande.
La première question n’est pas « quelle imprimante ? », c’est « quel est votre besoin réel ? »
Quelles sont les premières choses que je demande à un client qui m’appelle pour choisir une imprimante à badge ?
C’est simple :
Est-ce que vous avez besoin d’imprimer en simple face ou recto-verso ?
En monochrome ou en couleur ?
Et combien de cartes à l’année ?
Ces trois questions permettent déjà d’orienter vers la bonne gamme : entrée de gamme, milieu de gamme ou haut de gamme. Tout le reste découle de là.
Ce qui me frappe, c’est que beaucoup de clients arrivent avec une idée préconçue, souvent influencée par le prix affiché, sans avoir calculé leur volume annuel réel. Or, c’est précisément ce volume qui détermine si l’imprimante tiendra la route sur la durée.
Le conseil d’Antony.
Le bon calcul à faire avant tout achat :Volumes de nouveaux arrivants sur l’année + estimations de pertes, vols ou départs + refontes prévues (changement de logo, de droits d’accès…) = volume annuel réel.C’est sur cette base que vous choisissez votre gamme, pas sur le prix de l’imprimante.
Le piège du prix : quand l’économie du départ coûte cher sur la durée
C’est l’erreur que je vois le plus souvent : un client qui a besoin d’imprimer 15000 cartes par an choisit une imprimante prévue pour 5 000. Parce qu’elle est moins chère. En apparence…
En réalité, l’imprimante travaille trois fois plus que ce pour quoi elle est conçue. Les têtes d’impression s’usent prématurément, les rouleaux en caoutchouc lâchent, les défauts mécaniques s’accumulent. En quelques mois, le coût de maintenance et de remplacement dépasse largement la différence de prix initiale.
Le surdimensionnement est l’autre extrême, tout aussi problématique. Une mairie avec laquelle j’ai travaillé récemment utilisait une imprimante industrielle pour un volume très faible. On a remplacé cet équipement par un modèle mieux adapté, avec test et formation sur place.
Résultat : moins de complexité, moins de coûts d’exploitation, plus d’efficacité au quotidien.
Les marques : même gamme, mais pas les mêmes forces
Evolis, Zebra, Magicard, Matica, Fargo, HID : toutes proposent des gammes équivalentes. Mais chaque marque a ses spécificités, et c’est là que le conseil fait la différence.
Par exemple, Magicard est reconnue pour sa robustesse. C’est la marque que je recommande en priorité pour les environnements exigeants : grands espaces ouverts, zones poussiéreuses, fort débit. Elle encaisse.
Evolis est une marque française, et c’est un vrai avantage opérationnel. Le SAV est réactif, le support téléphonique est en français, les délais d’intervention sont courts. Pour un client qui a besoin d’une vraie continuité de service, c’est souvent le bon choix.
Le choix de la marque n’est donc pas une question de préférence personnelle : c’est une question de contexte d’usage et de niveau de service attendu.
Recto-verso et encodage RFID : deux sujets souvent mal anticipés
Sur le recto-verso, la règle est simple : si vous en avez besoin, prenez-le d’emblée.
Imprimer le recto, récupérer manuellement chaque carte, la remettre dans le chargeur pour imprimer le verso… C’est une perte de temps considérable pour l’opérateur, surtout sur des volumes importants. Une imprimante recto-verso automatise ce travail. Le surcoût à l’achat est largement amorti. Heureusement, la plupart des fabricants intègrent le module recto-verso non activé dans certains de leurs modèles d’imprimantes. Ainsi,, si le client réalise qu’il en aurait eu besoin après l’achat, il lui est souvent possible d’acheter dans un second temps un kit d’activation sans nécessiter une intervention technique en atelier.
Sur l’encodage RFID, il est primordial d’anticiper.
En effet, installer un encodeur RFID n’est pas compliqué pour nous mais cette opération nécessite tout de même de démonter une partie de l’imprimante, opération délicate pour un non initié.
Je préconise donc, dans le cas où le client utiliserait son imprimante pour encoder ses cartes, qu’il choisisse dès le départ une imprimante avec encodeur intégré et le logiciel d’impression et d’encodage que nous préconisons et que nous maîtrisons en interne. Dès lors, nous nous occupons aussi bien de la création du visuel de la carte que de générer le script d’encodage spécifique au client, en y intégrant ses propres clés de cryptage qui restent sa propriété..
Cependant, dans certains cas d’entreprises hautement sécurisées, l’encodage est souvent effectué dans un second temps par un autre service. Une fois la carte imprimée, elle est transmise à ce service, la sécurité par exemple, qui la programme avec un outil spécifique souvent intégré au logiciel de contrôle d’accès du client.
Dans ce cas, nous ne proposons pas l’encodage intégré à l’imprimante.
Le dialogue avec le client en amont de la commande est par conséquent essentiel pour bien choisir son imprimante et les options à y intégrer.
La maintenance : le point aveugle de la plupart des acheteurs
C’est probablement la chose que les clients oublient le plus souvent : une imprimante à badges n’est pas une imprimante papier. Elle est plus fragile, plus sensible à la poussière et aux résidus de ruban. Et elle nécessite un entretien régulier.
Dans les premières causes de panne que je rencontre, le manque de nettoyage arrive en tête. Ce n’est pas une contrainte lourde (les kits de nettoyage sont simples à utiliser et ne coûtent pas cher) mais c’est une discipline à instaurer dès le départ.
Un entretien régulier, c’est une imprimante qui dure deux à trois fois plus longtemps !
Et pour ceux qui ne veulent pas s’en soucier, Elliaden propose des contrats de maintenance adaptés à chaque matériel.
Parfois, la bonne réponse est : vous n’avez pas besoin d’une imprimante
Pour des volumes faibles, disons 100 badges par an, l’achat d’une imprimante n’est pas forcément pertinent. Le matériel représente un investissement disproportionné, et l’entretien d’un équipement sous-utilisé génère ses propres problèmes.
Dans ces cas, un service d’impression externalisé comme nous le proposons chez ELLIADEN est plus économique et plus simple.
À l’inverse, certains clients sous-estiment leur volume et hésitent trop longtemps à franchir le pas.
L’un de nos clients dans le monde de la maroquinerie de luxe, par exemple, avait besoin de badges visiteurs journaliers sur plusieurs sites parisiens. Une petite imprimante bien choisie leur a permis d’automatiser l’accueil, d’améliorer la traçabilité et de renforcer la sécurité, sans complexité excessive.
Ma règle d’or
Calculez précisément votre besoin annuel (nouveaux arrivants, pertes, refontes) et prenez l’entretien au sérieux dès le premier jour. C’est tout. Le reste, n’est qu’une question de conseil au cas par cas
Ce que je vois trop souvent, c’est des clients qui ont acheté une imprimante parce qu’on leur a dit d’en acheter une. Sans que personne ne leur ait demandé : dans quel contexte allez-vous l’utiliser ? À quel endroit dans vos locaux ? Avec quelle fréquence ? Ces questions changent tout.
Chez Elliaden, on récupère régulièrement la gestion de parcs d’imprimantes mal conseillées par des entreprises non spécialisées : des équipements vendus sans diagnostic sérieux, que les clients se retrouvent à gérer seuls. Ceci est évitable en faisant appel à un expert.
Un bon conseil en amont coûte moins cher qu’une mauvaise décision à corriger.
Antony est responsable support technique et production chez Elliaden depuis plus de 10 ans. Il accompagne chaque jour des entreprises dans le choix et le déploiement de leurs équipements d’impression de badges.
